Prosjektbeskrivelse arkivplan

I september 2014 hadde Bodø kommune tilsyn av statsarkivet i Trondheim. Et av avvikene var manglende arkivplan. Frist for å utarbeide denne ble satt til 1.kvartal 2016. Det er et klart krav at kommuner skal ha en arkivplan. (arkivforskriften § 2-2) 

 Målet var at arkivplan skulle være ferdig innen første kvartal 2016. Dette målet ble nådd.

Bodø kommunes arkivplan revideres fortløpende, men med fullstendig gjennomgang hvert 4.år i forbindelse med fylkes- og kommunevalg. Den reviderte planen godkjennes av rådmann og utskrift arkiveres i sak/arkivsystemet.

Dokumentsenterets målsettinger for arkivarbeidet

•      Sikre at daglig drift av arkivfaglige oppgaver blir utført
•      Dokumentsenteret skal foreta periodisering av arkiv når det er nødvendig
•      Dokumentsenteret skal ha systemansvaret for sak/arkivsystemet og sørge for at systemet er oppgradert og tilrettelagt for digital utvikling
•      Dokumentsenteret skal bidra til at vi får flere elektroniske skjema og andre digitale løsninger til innbyggere, næringsliv og organisasjoner
•      Dokumentsenteret skal ha god arkivfaglig kunnskap og et godt samarbeid med fagkontorer:
  • Forankre respekt og forståelse for arkivfaglig arbeid både hos ledelse og resten av organisasjonen
  • Dokumentsenteret skal ha det helhetlige ansvaret for all arkivering i Bodø kommune
  • God faglig tyngde skal bidra til at dokumentsenteret kan møte nye utfordringer som kommunesammenslåinger og den digitale utviklingen av offentlig sektor, samt at det skal være attraktivt å rekruttere nye arkivarer
  • Dokumentsenteret skal være aktive i arbeidet med personvern (informasjonssikkerhet GDPR)
  • Dokumentsenteret skal være pådriver for å sikre system som ivaretar arkiv, arkivkjerner og personvern
  • Dokumentsenteret skal ha en aktiv rolle med å ta i bruk DigiOrden

• Dokumentsenteret skal yte arkivhjelp, spesielt i bruk av sak/arkivsystemet for å sikre best mulig dokumentfangst. Hjelpen kan være kurs, en til en opplæring og E-læring. 
• Dokumentsenteret skal følge opp og fortsette arbeidet med å klargjøre fjernarkiv til avlevering til depot hos Arkiv i Nordland. 
• Dokumentsenter skal revidere arkivplan hvert 4.år i forbindelse med fylkes- og kommunevalget.
• Innhold arkivplan
  • Arkivorganisering og ansvar
  • Oversikt over aktive arkiv
  • Rutiner
  • Elektroniske system
  • Kassasjonsplan (skal utarbeides)
  • Plan for depot

-